Przedmiotowe wymiany stażowe realizowane będą na przestrzeni 2025 roku w ustalonym przez strony terminie 5 dni roboczych. Staże organizowane są w ramach Programu Wymiany EJTN 2025 i mają charakter instytucjonalny, stąd adresowane są do delegacji sądów/prokuratur, które chcą zrealizować wizytę studyjną w jednostce zagranicznej sądu/prokuratury tej samej instancji w państwach członkowskich Unii Europejskiej. Termin stażu pozostaje do ustalenia między partnerami wymiany bilateralnej.

Sekretariat EJTN przyjmuje od zainteresowanych jednostek sądów i prokuratur deklarację przystąpienia do projektu, w której wskazana jest konkretna jednostka partnerska wymiany. W tym celu uczestnicy projektu, tj. instytucja wnioskująca o wyjazd na staż za granicę do sądu / jednostki prokuratury partnerskiej wypełniają gotowy formularz aplikacyjny poprzez wskazanie partnera do wymiany (jednostki sądu/prokuratury, którą wnioskodawca chce odwiedzić w ramach Programu Wymiany EJTN). Szczegółowy opis projektu, elementy wniosku oraz wykaz krajowych punktów kontaktowych w innych pastwach członkowskich przedstawiamy poniżej.

Przedmiot wymiany: jednostronna wizyta w wybranym partnerskim sądzie/ prokuraturze poza granicami Polski realizowana w ramach Programu Wymiany EJTN z dofinansowaniem Komisji Europejskiej.

Podmiot aplikujący: sąd / prokuratura z Polski .

Cel wymiany: budowanie wzajemnego zaufania i zrozumienia pomiędzy uczestnikami europejskiego wymiaru sprawiedliwości oraz wzmacnianie wspólnej kultury i dobrych obyczajów w sądownictwie zjednoczonej Europy.

Ramy organizacyjne wymiany:

·         Czas trwania wymiany: 5 dni roboczych; strony wstępnie deklarują termin realizacji wymiany
w deklaracji partnerskiej dołączonej do wniosku. Wymiana powinna zostać zrealizowana na przestrzeni 2025 roku (dokładny termin stażu ustalają strony wymiany bilateralnej).

·         Liczba uczestników wymiany: 5-osobowa delegacja sądu/prokuratury - w skład delegacji mogą wejść przedstawiciele kadry kierowniczej i administracyjnej sądu/prokuratury, grupa mieszana z udziałem sędziów / prokuratorów, asystentów, referendarzy i urzędników.

·         Język roboczy: określony w porozumieniu sądów uczestniczących w wymianie; EJTN nie pokrywa kosztów tłumaczeń;

·         Zasada wzajemności: każda z wizyt wymiany (wizyta inicjująca i rewizyta) wymaga odrębnego wniosku. Autorem wniosku jest instytucja wyjeżdzająca na wizytę.

Zasady aplikowania na wymiany bilateralne:

Widok portalu rejestracyjnego https://exp-platform.ejtn.eu/project-based-application/start do rejestracji wniosków na wymiany bilateralne w załączeniu poniżej.

W celu zgłoszenia aplikacji na wymiany bilateralne sądów / prokuratur koordynator wymiany, tj. przedstawiciel delegacji aplikującej na wymianę wyjazdową rejestruje na platformie elektronicznej EJTN pod adresem https://exp-platform.ejtn.eu/project-based-application/start w sekcji ‘Project-based exchanges’ wniosek i porozumienie o wymianie z instytucją przyjmująca (tzw. hosting agreement). Rejestracja elektroniczna jest możliwa w terminie do  15 października 2024 roku do godz. 18.00.

W następnym etapie DWM KSSiP dokonuje wstępnej analizy zarejestrowanych wniosków i rekomenduje aplikacje do kwalifikacji przez Sekretariat EJTN. O ostatecznej kwalifikacji wniosku i przydziale miejsc na wymiany bilateralne decyduje EJTN.

Zasada ograniczenia multipartycypacji w stażach krótkoterminowych, w tym w wymianach bilateralnych

Sekretariat EJTN od 2022 roku ogranicza wielokrotność udziału w stażach bilateralnych, tzn. sądy/ prokuratury, które w ostatnich trzech latach wizytowały jednostkę partnerską za granicą nie powinny aplikować o udział w stażu wyjazdowym w kolejnym roku kalendarzowym. Uczestnicy indywidualni: sędziowie, prokuratorzy wchodzący w skład delegacji jednostki sądu/prokuratury aplikującej o staż bilateralny w 2025 roku nie powinni aplikować o udział indywidualny w innym stażu krótkoterminowym i długoterminowym realizowanym w tym samym roku kalendarzowym. Przestrzeganie zasady ograniczania multipartycypacji ma na celu skierowanie zaproszenia na staże do nowych uczestników, tj. sędziów, prokuratorów dotąd nie uczestniczących w Programie Wymiany EJTN.

Wymagania konieczne do sporządzenia aplikacji / wniosku do udziału w wymianie bilateralnej:

1.      Wniosek składa sąd/prokuratura aplikująca o wyjazd na wymianę ze wskazaniem osób kontaktowych w każdej z jednostek uczestniczącej w projekcie wymiany bilateralnej (wzór wniosku oraz porozumienia o wymianie z instytucją przyjmującą w załączeniu poniżej)

2.      Wnioskodawca powinien wskazać partnerów wymiany, tj. jednostkę wyjeżdzającą na wymianę z Polski oraz jednostkę przyjmującą wymianę poza granicami Polski.

W załączeniu przestawiony jest wykaz punktów kontaktowych wszystkich państw członkowskich EJTN, w których może być zorganizowana taka wizyta. W przypadku braku zdefiniowanego partnera wymiany można skorzystać ze wsparcia DWM KSSiP w celu uruchomienia zapytania do konkretnego państwa przyjmującego o rekomendację instytucji partnerskiej.

3.      Wniosek powinien zawierać precyzyjne dane organizacyjne wymiany:

a.      wskazanie partnerów wymiany (dane sądów/prokuratur),

b.      określony cel wymiany zgodny z ogólnymi założeniami Programu Wymiany EJTN.

c.       projekt programu wymiany ze wskazaniem tematów merytorycznych planowanej wizyty,

d.      proponowany skład delegacji/uczestników wymiany (w skład delegacji sądu/prokuratury mogą wchodzić prezesi, wiceprezesi, prokuratorzy pełniący funkcje kierownicze, przewodniczący wydziałów w sądach, dyrektorzy sądów - skład delegacji sądu/prokuratury z zachowaniem większości miejsc dla sędziów/prokuratorów),

e.      określony język roboczy wizyty (EJTN nie pokrywa kosztów tłumaczeń).

4.      Kluczowym elementem wniosku formalnego jest pisemna deklaracja partnerów wymiany o woli podjęcia współpracy w ramach projektu wymian bilateralnych w formie porozumienia o planowanej wizycie, tzw. hosting agreement (wzór w załączeniu) oraz instruktaż filmowy dostępny na stronie https://www.youtube.com/watch?v=i5Cgja46kE8

Deklaracja może być przedstawiona w formie elektronicznego skanu dokumentu czy też w formie wydruku korespondencji mailowej obu stron.

5.      Wniosek powinien być sporządzony w języku angielskim lub języku francuskim.

Zasady finansowania

Po zakończeniu wymiany Europejska Sieć Szkolenia Kadr Wymiaru Sprawiedliwości (EJTN) zwraca poszczególnym uczestnikom wymiany koszty transportu do kwoty 500 EUR na podstawie przedłożonego oryginału faktury, biletów lotniczych oraz kart pokładowych. Ponadto, po realizacji wymiany EJTN wypłaca poszczególnym uczestnikom wymiany diety w kwocie zależnej od państwa organizującego szkolenie na pokrycie kosztów wyżywienia, zakwaterowania i przejazdów lokalnych. Rozliczenia zwrotu kosztów realizowane są w walucie euro.

EJTN nie pokrywa kosztów tłumaczenia podczas wizyty oraz nie pokrywa kosztów organizacyjnych instytucji przyjmującej delegację.

Uczestnicy zobowiązani są do zorganizowania podróży oraz rezerwacji miejsca hotelowego we własnym zakresie. Organizatorzy rekomendują uczestnikom organizację ubezpieczenia NWW. KSSiP nie pokrywa kosztów ubezpieczenia uczestników szkolenia i nie partycypuje w kosztach szkolenia.

Po zakończeniu wymiany przedstawiciel sądu/prokuratury uzupełnia na platformie EJTN raport ewaluacyjny celem oceny zrealizowanej wymiany.

Szczegółowe zasady dotyczące zwrotu kosztów zakwaterowania i wyżywienia oraz zwrotu kosztów transportu są opisane w plikach: Zasady finansowania stażu „Corporate Financial Policy” wersja angielska

Zasady finansowania stażu „ÉXCHANGES CONDITIONS FINANCIÈRES”  wersja francuska

Szczegóły organizacyjne – informatory dostępne pod adresem https://ejtn.eu/activity/project-based-exchanges/
 

Koordynator Programu Wymiany EJTN w KSSiP w zakresie wymian bilateralnych dedykowanych dla sędziów i prokuratorów:

Anna Natorska-Michrowska
Główny Specjalista ds. współpracy międzynarodowej
e-mail: [email protected]
tel. 81 440 87 26

Dział Współpracy Międzynarodowej
Krajowa Szkoła Sądownictwa i Prokuratury
ul. Krakowskie Przedmieście 62
20-076 Lublin